Nasza Loteria SR - pasek na kartach artykułów

Papierowa dokumentacja zniknie z firm? Chce tego 93 procent przedsiębiorstw w ciągu najbliższych 5 lat

OPRAC.:
Mikołaj Wójtowicz
Mikołaj Wójtowicz
93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat – wynika tak z badania zrealizowanego dla Iron Mountain.
93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat – wynika tak z badania zrealizowanego dla Iron Mountain. unsplash
93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat – wynika tak z najnowszego badania. Pierwszym i najważniejszym krokiem ma być inwentaryzacja dokumentacji oraz zidentyfikowanie zasobów do zniszczenia, przechowywania lub zdigitalizowania. Dziś firmy przechowują już średnio 70% swoich zasobów w formacie cyfrowym, a odsetek tych fizycznych regularnie spada. Aż 1/3 respondentów badania przechowuje wewnętrznie ponad 100 tys. pudeł z papierowymi aktami.

Spis treści

Firmy chętne na przeprowadzanie inwentaryzacji dokumentów

Chęć przeprowadzenia kompleksowej inwentaryzacji dokumentów dotyczy zarówno organizacji, które chcą przystąpić do cyfrowej transformacji, jak i tych o większej dojrzałości technologicznej.

Choć w przypadku firm o dużej otwartości na innowacje, odsetek dokumentów papierowych stanowi nawet mniej niż 30% przechowywanych akt, to w przypadku większych przedsiębiorstw w praktyce wiąże się to z posiadaniem nawet kilkuset tysięcy pudeł w archiwum.

Podjęcie decyzji o ich zweryfikowaniu najczęściej jest uwarunkowane dążeniem do optymalizacji kosztowej, a także ograniczenia ryzyka wycieku danych.

– Z naszych obserwacji wynika, że firmy coraz częściej deklarują zainteresowanie przeprowadzeniem inwentaryzacji zgromadzonej dokumentacji. Dane z raportu Iron Mountain wskazują przy tym, że dla 79% respondentów najważniejszym czynnikiem warunkującym przeprowadzenie takiej inicjatywy jest redukcja kosztów oraz ryzyka związanego z zarządzaniem papierowymi dokumentami – mówi Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Jak tłumaczy, z badania płynie optymistyczny wniosek dotyczący rosnącej świadomości biznesu w zakresie możliwych do uniknięcia wydatków. Podkreśla również, że utrzymanie papierowego archiwum generuje dodatkowe koszty, a zasoby cyfrowe mają przewagę nad tradycyjnymi w obszarze bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.

– Organizacje postrzegają również uporządkowanie dokumentacji jako fundament cyfrowej transformacji. 58% firm decyduje się na taki projekt, aby w przyszłości proces digitalizacji przebiegał płynnie i bezproblemowo – tłumaczy Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Cyfryzacja papierowych dokumentów. Od czego zacząć?

Z badania opracowanego na zlecenie Iron Mountain wynika, że 79% firm uznaje za ważne lub bardzo ważne wdrożenie procesu weryfikacji posiadanych zasobów na potrzeby późniejszej digitalizacji.

Jednocześnie zdecydowana większość organizacji priorytetyzuje ten etap cyfryzacji, m.in. ze względu na to, że według szacunków nawet ¼ papierowych zasobów jest trudna w identyfikacji w ramach codziennej pracy. Mimo to firmy niejednokrotnie wstrzymują się z realizacją projektu z uwagi na pojawiające się wyzwania.

– Nie mam wątpliwości, że liczba firm, które będą optymalizować procesy pod kątem koncepcji paperless, z czasem stanie się jeszcze większa. Choć biznes dostrzega już wielopoziomowe korzyści z wyeliminowania papieru z organizacji, pewne wyzwania niejednokrotnie utrudniają podjęcie konkretnych działań – tłumaczy Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Wskazuje także, że chodzi m.in. o

  • brak odpowiedniego indeksowania zasobów,
  • brak procedur w obszarze przechowywania, który skutkuje wymieszaniem dokumentów.

– Jednak według połowy osób biorących udział w naszym badaniu największym problemem okazuje się niedobór personelu. Uniwersalnym rozwiązaniem dla wymienionych wyzwań jest outsourcing, który pozwala ograniczyć zaangażowanie wewnętrznych zasobów o 63%, a także zwiększyć efektywność działań o 52% – podsumowuje Michał Ledzion.

Papierowe dokumenty wciąż są obecne w polskich firmach, choć odsetek organizacji, których nadrzędnym celem jest ich cyfryzacja, konsekwentnie rośnie.

Koszty utrzymania fizycznego archiwum, chęć uwolnienia przestrzeni biurowej, ograniczenie czasu na wyszukiwanie konkretnych danych, ryzyko incydentów naruszenia danych czy też niezgodności z przepisami oraz ich konsekwencje to czynniki, które motywują biznes do działania, mimo wyzwań, którym muszą stawić czoła.

emisja bez ograniczeń wiekowych
Wideo

Michał Pietrzak - Niedźwiedź włamał się po smalec w Dol. Strążyskiej

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Dołącz do nas na X!

Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.

Obserwuj nas na X!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polecane oferty

Materiały promocyjne partnera

Materiał oryginalny: Papierowa dokumentacja zniknie z firm? Chce tego 93 procent przedsiębiorstw w ciągu najbliższych 5 lat - Strefa Biznesu

Wróć na kurierlubelski.pl Kurier Lubelski