Samorządy przechodzą na pracę zdalną. Co załatwimy w urzędzie?

Rozporządzenie, zgodnie z którym wszędzie tam, gdzie to możliwe, urzędy samorządowe mają pracować zdalnie, zaczęło obowiązywać we wtorek. – Nie zamykamy się jednak na mieszkańców – zastrzega Katarzyna Duma, rzeczniczka prezydenta Lublina. I dodaje: - Z uwagi na bezpieczeństwo klientów i pracowników, zostają wprowadzone ograniczenia w bezpośredniej obsłudze mieszkańców. Zalecamy przede wszystkim kontakt elektroniczny i telefoniczny.

Już od poniedziałku nie ma bezpośredniej obsługi interesantów w Wydziale Komunikacji UM Lublin. To najbardziej oblegany z wydziałów ratusza. - Szkoda tylko, że w dobie powszechnej cyfryzacji urzędnicy „zapomnieli” o tym powiadomić. To chyba nie jest zbyt duży wysiłek aby umieścić ogłoszenie np. na stronie internetowej miasta – mówi pan Wiesław, który w poniedziałek przyjechał do gmachu na ul. Czechowskiej (tu mieści się siedziba wydziału) aby zarejestrować auto. – Byłem zapisany na wizytę, przyjechałem jak to było wskazane i … „pocałowałem klamkę”.

Dokumenty do Wydziału Komunikacji można składać tylko drogą elektroniczną, pocztą lub umieszczając je w pojemnikach przy wejściu do wydziału.

– Pracownicy Wydziału Komunikacji będą informowali mieszkańców o sposobie i terminie załatwienia sprawy telefonicznie lub drogą e-mail. Wszystkie osoby z terminem wizyty ustalonym po dniu 2 listopada zostaną obsłużone w terminie późniejszym – mówi Duma.

Jednocześnie m.in. do 180 dni został wydłużony czas zgłoszenia sprzedaży lub zakupu auta. – Wydział Komunikacji będzie funkcjonował w ten sposób do odwołania – zapowiada Duma.

Bezpośrednia obsługa mieszkańców w lubelskim ratuszu będzie odbywać się w BOMach, USC oraz Wydz. Spraw Administracyjnych.
W UM Lublin pracę w trybie zdalną wykonuje obecnie 377 pracowników. Łącznie w urzędzie zatrudnionych jest 1650 osób.

- Nie znamy jeszcze szczegółowych zapisów rozporządzenia, dlatego trudno mi powiedzieć jak wpłynie to na bieżącą pracę urzędu - mówił w poniedziałek Remigiusz Małecki, rzecznik prasowy marszałka województwa. - W ubiegłym tygodniu wprowadziliśmy indywidualny czas pracy. Oznacza to, że pracownik może wnioskować o wykonywanie swoich obowiązków w urzędzie w godzinach 7-13 albo 14-20, a pozostałe dwie godziny etatu zrealizować w systemie pracy zdalnej. Decyzja o umożliwieniu pracownikom skorzystania z takiego rozwiązania miała na celu zapewnienie bezpiecznych warunków pracy oraz ochronę zdrowia i sprawną organizację funkcjonowania urzędu. Tego typu rozwiązanie jest korzystne chociażby w przypadku tzw. departamentów funduszowych, które zajmują się środkami unijnymi - wyjaśniał rzecznik marszałka.

Część osób pracuje także w pełni zdalnie. Na ten moment, na blisko 1300 pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, jest ich 354. - Jeśli pracownik wyrazi wolę pracy zdalnej, decyzja przełożonego jest zazwyczaj pozytywna - zaznacza Małecki.

Podobnie sytuacja wygląda w urzędach miast w Zamościu czy Białej Podlaskiej.

- Pracujemy zmianowo. Pierwsza zmiana od 7.30 – 12.30, potem do 15.30 jest praca zdalna. Druga zmiana zaczyna o godz. 10 pracę w domu, a w godz. 13-18 jest w urzędzie - tłumaczy Marta Lackorzyńska- Szerafin, rzeczniczka zamojskiego magistratu.

Jak wyjaśnia - chodzi o to, żeby pracownicy mieli ze sobą jak najmniej kontaktów i aby dało się zorganizować stanowiska pracy w jak największych odległościach od siebie.
W Białej Podlaskiej taki system działa od lipca. W obu przypadkach nie dotyczy to jednak wszystkich wydziałów - wyjątkami są np. urzędy stany cywilnego czy wydziały komunikacji, gdzie mieszkańcy załatwiają sprawy związane np. z rejestracją samochodów.

W Urzędzie Miasta Kraśnik zdalnie pracuje 30 osób. - Czekamy na rozporządzenie w sprawie zdalnej pracy w urzędach administracji publicznej, ale ze względu na naszą sytuację epidemiczną i tak musimy wprowadzać to rozwiązanie w życie. Mieliśmy ostatnio kilka przypadków zachorowań na Covid-19 wśród urzędników i zarówno zakażeni, jak i osoby z bezpośredniego kontaktu, są w takiej sytuacji kierowane przez sanepid na kwarantannę. Dlatego tam, gdzie jest to możliwe, burmistrz wysyła pracowników do pracy zdalnej, aby ograniczyć kontakty i nie pogarszać sytuacji kadrowej - zaznacza Daniel Niedziałek z biura burmistrza Kraśnika. - Jednak z pracą zdalną związane są pewne ograniczenia, bowiem pracownicy nie mogą zabierać dokumentów urzędowych do domu. Podobnie jest z obsługą specjalistycznych programów, np. w wydziale finansowym, których nie można ich instalować na komputerach domowych - zastrzega.

Jak usłyszeliśmy w jednej z mniejszych podlubelskich gmin, rozporządzenie tak naprawdę niewiele zmieni. - Tam, gdzie urzędnicy mogą pracować zdalnie, już się to w większości dzieje. Ci, którzy muszą być w urzędzie, nadal będą, bo premier podkreślił, że ostateczne decyzje należą do wójta, burmistrza, prezydenta, starosty czy marszałka - mówi nam urzędniczka. Po co więc to rozporządzenie? - Trudno powiedzieć. Może żeby pokazać, że coś się robi? - zastanawia się.

Rozporządzenie dotyczyć ma samorządów, ale w piątek premier Mateusz Morawiecki zapowiedział, że także cała administracja publiczna ma od 2 listopada pracować zdalnie.

W oddziale ZUS w Lublinie zdalnie pracuje obecnie około 50 osób czyli 4 proc. załogi. - Ten odsetek zwiększy się jednak w najbliższych dniach. Pracujemy nad tym, by zapewnić możliwość pracy zdalnej kolejnym osobom. Pomoże w tym dodatkowy sprzęt, który lada dzień powinien trafić do naszych pracowników - mówi Małgorzata Korba, rzeczniczka lubelskiego ZUS. - Liczba pracujących zdalnie zależy wprost od warunków sprzętowych, informatycznych i specyfiki zadań wykonywanych na danym stanowisku. Część pracy wymaga kontaktu z papierową dokumentacją lub bezpośredniego kontaktu z klientami - wyjaśnia.