Tylko niektórzy pracodawcy będą musieli wdrożyć przepisy ustawy o sygnalistach. Ci, którym państwo nakazuje zmiany mają teraz sporo pracy

W przypadku ustawy o ochronie sygnalistów jest mowa jedynie o części biznesu, który będzie musiał dostosować procedury firmowe pod nowe prawo. Przepisy, które wejdą w życie 25 września 2024 roku, nie obejmą bowiem tych pracodawców, którzy zatrudniają poniżej 50 osób. Nie jest to jedyna niespodzianka związana z implementacją unijnego prawa. Przed tymi, na których ciąży obowiązek stosowania się do nowych regulacji zaczyna się właśnie długa droga.

W dniu 21 czerwca 2024 roku Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw dnia 24 czerwca br. Podstawą polskiej ustawy są zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. Polska miała czas na ich implementację do 17 grudnia 2021 r. Jak to jednak często bywa w przypadku polskiego Parlamentu, nie udało się zrobić tego na czas.

Teraz pracodawcy działający w Polsce mają niespełna trzy miesiące na opracowanie odpowiednich procedur ochrony sygnalistów lub ich weryfikację pod kątem zgodności z polską ustawą, jeśli już częściowo się do nich przygotowali. Obowiązek dostosowania wewnętrznych regulacji spoczywa zarówno na podmiotach prywatnych, jak i publicznych, niemniej tylko na tych, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Pozostali takiego obowiązku nie mają.

Warto zauważyć, że jeśli firma zobowiązana do ustanowienia odpowiednich procedur nie wywiąże się z wymogów, naraża się na karę grzywny. Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę w procesie wdrażania postanowień ustawy, podpowiada ekspertka z agencji zatrudnienia Trenkwalder.

- Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacjami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje powinny być prowadzone z zakładową organizacją związkową. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Co ciekawe, ustawa określa czas prowadzenia takich konsultacji – mają one trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni liczonych od przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury – podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości w firmie należy określić m.in.:

• Kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna działająca u pracodawcy (np. konkretny dział), konkretna osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dyrektor HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna);
• Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które będą upoważnione do prowadzenia działań następczych (m.in. weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą), tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – pracodawcy mogą sami zdecydować czy takie zgłoszenia przyjmować, czy nie.

Jak zauważa ekspertka, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Ustalając sposób zgłaszania naruszeń, warto wziąć pod uwagę rodzaj zakładu pracy oraz personel, jaki pracodawca zatrudnia, tak aby zgłoszenia nie były dla nich utrudnione. – Formularz on-line, który sprawdzi się w przypadku pracowników biurowych, może być utrudnieniem dla np. pracowników produkcyjnych. W tym drugim przypadku lepszym rozwiązaniem może być umieszczenie skrzynki, do której będzie można wrzucać zgłoszenia. Przy czym powinna się ona znajdować w miejscu nieobjętym monitoringiem kamer – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

Oprócz wyznaczenia odpowiednich kanałów zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości, pracodawcy muszą sporządzić oczywiście odpowiednią dokumentację czy dostosować swoje systemy IT. Ekspertka z agencji Trenkwalder podkreśla, że nie mniej ważna jest kampania informacyjna wewnątrz firmy, której celem będzie prawidłowe zaznajomienie pracowników z opracowanymi procedurami, np. poprzez zorganizowanie szkolenia, na którym zostanie pracownikom wytłumaczony cel wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń i główne założenia ustawy o ochronie sygnalistów.

- Pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog naruszeń wskazanych w ustawie i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pracownicy muszą zostać powiadomieni, że tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe w takim przypadku – mówi Dominika Domiańska-Drzyzga.

Sprawa dodatkowo się komplikuje, jeśli pracownik wykonuje zadania na rzecz firmy X, tymczasem zatrudniony jest przez firmę Y, na przykład przez agencję pracy czy innego pośrednika. Taka sytuacja dotyczy najczęściej pracowników tymczasowych.
Pracownik tymczasowy będzie mógł zgłosić naruszenie zarówno w agencji pracy tymczasowej, jak i u pracodawcy użytkownika – w zależności od tego, którego podmiotu naruszenie dotyczy.

– Ważne jest, aby pracownicy tymczasowi zostali przez agencję pracy tymczasowej prawidłowo poinstruowani nie tylko, jakie naruszenia, ale też, do którego z podmiotów zgłaszać. Przy czym zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, powinni opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek zgłoszenia przez pracownika tymczasowego naruszenia dotyczącego drugiej strony – wskazuje Dominika Domiańska–Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

Pewne wątpliwości można mieć jednak w sytuacji, kiedy to jeden z podmiotów nie ma obowiązku wdrożenia regulacji w związku z ustawą a sygnalistach, ponieważ zatrudnia zbyt mało osób, a drugi podmiot jest wystarczająco dużą firmą. – W mojej ocenie należy przyjąć, że liczbę pracowników tymczasowych powinna uwzględnić agencja pracy tymczasowej, jako formalny pracodawca – odpowiada Dominika Domiańska–Drzyzga.

Na koniec warto zauważyć, że prawo o ochronie sygnalistów została przyjęte, mimo pewnych uwag ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w toku prac legislacyjnych zwracał uwagę, że zasady przetwarzania danych osobowych sygnalistów, jak i danych osób, których zgłoszenie dotyczy, powinny być doprecyzowane. Prezes UODO w piśmie do Marszałka Senatu RP podkreślił, że ustawa nie jest konsekwentna w kształtowaniu praw i obowiązków sygnalistów chcących dokonać zgłoszenia zarówno w trybie imiennym, jak i anonimowym. Wygląda na to, że nowe prawo z jednej strony dopuszcza zgłoszenia anonimowe, a z drugiej nie zawiera wystarczająco jasnych wymagań z tym związanych.

Źródła: Trenkwalder Polska, UODO

Jesteśmy na Google News. Dołącz do nas i śledź Strefę Biznesu codziennie. Obserwuj StrefaBiznesu.pl!