Urna na dokumenty zamiast urzędnika w Wydziale Komunikacji. - Czy poufne dane są bezpieczne? - pyta Czytelnik

- Nie są mi znane akty prawne, które pozwalają na składanie dokumentów z danymi wrażliwymi bezpośrednio do jakiejś urny, do której nie wiadomo kto ma dostęp oraz w której mogą ulec zniszczeniu – przekonuje nasz Czytelnik. I pyta o bezpieczeństwo danych osób, które składają wnioski.

W lubelskim ratuszu „system urnowy” funkcjonuje w Wydziale Komunikacji. To jedna z najbardziej obleganych agend Urzędu Miasta. Tu m.in. składane są wnioski o rejestrację pojazdu, wydanie prawa jazdy.

- Aby zarejestrować pojazd, dokumenty takie jak: karta pojazdu, dowód rejestracyjny, umowa kupna/sprzedaży pojazdu, potwierdzenie ubezpieczenia pojazdu, umieszcza się wraz z wnioskiem w urnie. Dokumenty te zawierają m.in. PESEL, nr dowodu osobistego i inne dane wrażliwe – wylicza nasz Czytelnik. I wskazuje: - Do urn dostęp ma każdy, więc można zalać je płynem, który skutecznie zniszczy umieszczone w urnie dokumenty. Zagrożone są również dane osobiste klientów Wydziału Komunikacji.

Ratusz zmiany w funkcjonowaniu tłumaczy epidemią koronawirusa. - Taka organizacja umożliwiła kontynuowanie pracy przez wydział. Dzięki takiemu rozwiązaniu zostało też ograniczone ryzyko zakażeń poprzez likwidację kolejek, zmniejszenie liczby interesantów przebywających wewnątrz oraz ograniczenie do minimum czasu ich przebywania w budynku – tłumaczy Izolda Boguta z biura prasowego ratusza.

- A co z bezpieczeństwem danych zawartych we wnioskach – pytamy w imieniu Czytelnika.

- Mieszkańcy składający dokumenty tą drogą mają możliwość umieszczenia ich w zaklejonej kopercie, co uniemożliwia osobom niepowołanym odczytanie danych osobowych. Urna, w której umieszczane są dokumenty jest zaklejona oraz strzeżona przez Strażnika Miejskiego oraz pracownika Wydziału Komunikacji, co wyklucza możliwość dostępu do niej osób nieuprawnionych – zapewnia Boguta.

Zachowanie poufności danych osobowych to nie jedyna obawa Czytelnika: - Składający wniosek wraz z powyższymi dokumentami nie otrzymuje żadnego potwierdzenia, że takie dokumenty zostały złożone i w przypadku kradzieży lub ich zniszczenia to petent za nie odpowiada, a Wydział Komunikacji nie weźmie na siebie odpowiedzialności – wskazuje.

- Nigdy nie doszło do zgubienia dokumentów – podkreśla Boguta. I opisuje: - Codziennie po zakończeniu zbierania dokumentów urna jest transportowana do archiwum oraz komisyjnie otwierana. Następnie odbywa się spisywanie znajdujących się w niej dokumentów. Procedura ta uniemożliwia ingerencję osób niepowołanych.

Ratusz przyznaje, że mimo pandemii liczba spraw obsługiwanych przez Wydz. Komunikacji nie uległa zmianie. - Każdego dnia rejestrowanych jest około 170 - 200 pojazdów – wylicza Boguta.